La checklist complète de fin d'année paie au Québec : fermeture de l'année, réconciliation des cotisations, production T4/Relevé 1, sommaires et dates limites à ne pas manquer.
La fin d'année paie : le moment de vérité
La période de fin d'année est le moment le plus stressant pour la gestion de la paie au Québec. Entre la fermeture de l'année, la réconciliation des cotisations et la production des formulaires fiscaux, les tâches s'accumulent — et les erreurs peuvent coûter très cher.
Cette checklist vous guide étape par étape pour ne rien oublier.
Le calendrier des échéances
Date
Obligation
31 décembre
Fin de l'année de paie
Dernière paie de décembre
Dernière occasion de corriger les erreurs
15 janvier (environ)
Dernier versement de retenues pour décembre
28 février
Date limite pour T4, RL-1, sommaires
15 mars
Déclaration CNESST / Équité salariale
30 avril
Déclaration de revenus des particuliers
Phase 1 : Avant la dernière paie de l'année (décembre)
☐ Vérifier les maximums de cotisation
Cotisation
Maximum 2026 (estimé)
Vérification
RRQ (base) — employé
~3 661 $
Comparer avec les cumuls
RRQ (supp. 1) — employé
~678 $
Comparer avec les cumuls
RQAP — employé
~464 $
Comparer avec les cumuls
AE — employé
~1 077 $
Comparer avec les cumuls
Si un employé a sous-cotisé (ex. : embauché en cours d'année après un autre emploi), c'est le moment de vérifier.
Si un employé a surcotisé (rare, mais possible), notez-le — le remboursement se fera via sa déclaration de revenus.
☐ Traiter les derniers éléments
[ ] Dernières heures supplémentaires de l'année
[ ] Derniers bonis ou primes
[ ] Avantages imposables en suspens
[ ] Ajustements de vacances
[ ] Pourboires déclarés complets
☐ Vérifier les informations des employés
Information
À vérifier
Nom légal
Correspond au NAS
Adresse
À jour pour l'envoi des T4/RL-1
NAS
Valide et correct
Date de naissance
Affecte l'exemption RRQ < 18 ans
Province de résidence
Affecte les retenues
Phase 2 : Après la dernière paie (janvier)
☐ Fermer l'année de paie
Étape
Description
Dernière paie traitée
Confirmer que tout est versé
Versement final des retenues
Payer le solde à l'ARC et Revenu Québec
Rapprochement des retenues
Total retenu = Total versé?
Ajustements
Corriger les écarts avant de produire les formulaires
☐ Réconciliation des retenues — ARC
Élément
Cumulatif retenu (toutes paies)
Cumulatif versé
Écart
Impôt fédéral
XXX $
XXX $
0 $
AE employé
XXX $
XXX $
0 $
AE employeur (1,4×)
XXX $
XXX $
0 $
☐ Réconciliation des retenues — Revenu Québec
Élément
Cumulatif retenu
Cumulatif versé
Écart
Impôt du Québec
XXX $
XXX $
0 $
RRQ employé
XXX $
XXX $
0 $
RRQ employeur
XXX $
XXX $
0 $
RQAP employé
XXX $
XXX $
0 $
RQAP employeur
XXX $
XXX $
0 $
FSS
XXX $
XXX $
0 $
Important : Des écarts minimes (quelques dollars) sont normaux en raison des arrondissements. Des écarts importants doivent être investigués.
Phase 3 : Production des formulaires fiscaux
☐ T4 — Feuillet fédéral
Pour chaque employé, vérifiez :
Case
Description
Source
14
Revenus d'emploi
Total brut annuel
16
Cotisation RPC/RRQ
Cumul retenu
18
Cotisation AE
Cumul retenu
22
Impôt fédéral retenu
Cumul retenu
24
Gains assurables AE
Salaire assurable
26
Gains ouvrant droit à pension
Salaire admissible RRQ
44
Cotisation syndicale
Cumul retenu
52
REER déduit à la source
Cumul REER
☐ Relevé 1 — Feuillet provincial
Case
Description
Source
A
Revenus d'emploi
= Case 14 du T4
B
Cotisation au RRQ
= Case 16 du T4
C
Cotisation syndicale
= Case 44 du T4
E
Impôt du Québec retenu
Cumul retenu
G
Salaire admissible au RRQ
Cumul
H
Cotisation au RQAP
Cumul retenu
I
Salaire admissible au RQAP
Cumul
J
Régime privé d'assurance maladie
Part employeur
☐ Vérification croisée T4 / RL-1
Vérification
Résultat attendu
Case 14 (T4) = Case A (RL-1)
Identiques
Case 44 (T4) = Case C (RL-1)
Identiques
Case 52 (T4) = Case D (RL-1)
Identiques
Nombre de T4 = Nombre de RL-1
Identique
☐ Sommaires
Document
Contenu
T4 Sommaire
Totaux de tous les T4 + rapprochement
Sommaire 1 (RLZ-1.S)
Totaux de tous les RL-1 + rapprochement
Phase 4 : Transmission et distribution
☐ Transmission aux gouvernements
Formulaire
Méthode
Date limite
T4 + T4 Sommaire
T4 Web / XML (ARC)
28 février
RL-1 + Sommaire 1
Mon dossier entreprises (RQ)
28 février
☐ Distribution aux employés
Action
Méthode
Date limite
Remettre les T4
Courrier ou en ligne
28 février
Remettre les RL-1
Courrier ou en ligne
28 février
☐ Employés partis en cours d'année
[ ] T4 et RL-1 produits pour chaque employé parti
[ ] Envoyés à la dernière adresse connue
[ ] ROE déjà produit au moment du départ
Phase 5 : Début de la nouvelle année
☐ Mise à jour des taux 2027
Élément
Action
Taux RRQ
Mettre à jour
MGA (maximum gains admissibles)
Mettre à jour
Taux RQAP
Mettre à jour
Taux AE
Mettre à jour
Tables d'impôt fédéral
Mettre à jour
Tables d'impôt Québec
Mettre à jour
Taux FSS
Vérifier selon la masse salariale
Taux CNESST
Vérifier la nouvelle classification
Salaire minimum
Vérifier (généralement en mai)
☐ Nouveaux formulaires TD1/TP-1015.3
Si un employé souhaite modifier ses crédits personnels, c'est le bon moment.
Pénalités pour retard ou erreur
Infraction
ARC
Revenu Québec
T4/RL-1 en retard
10 $/jour (min. 100 $, max. 1 000 $)
25 $/jour (max. 2 500 $)
Information inexacte
Variable
100 $/relevé
Défaut de transmission électronique
Variable
25 $/relevé
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La fin d'année paie au Québec est un marathon administratif qui exige rigueur et précision. Chaque étape — de la réconciliation des retenues à la production des formulaires — doit être effectuée correctement pour éviter les pénalités.
Cette checklist vous guide, mais le meilleur moyen de ne rien oublier reste d'utiliser un logiciel comme PaieFacile qui automatise l'ensemble du processus.
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