Première embauche au Québec : toutes les démarches de A à Z

Guide complet pour votre première embauche au Québec : inscription aux organismes, documents à préparer, obligations légales, première paie et erreurs à éviter pour les nouveaux employeurs.

Votre première embauche : par où commencer?

Vous êtes prêt à embaucher votre premier employé au Québec? Félicitations — c'est une étape majeure pour votre entreprise. Mais c'est aussi le début d'une série d'obligations légales qu'il vaut mieux connaître avant de signer le premier contrat.

Ce guide vous accompagne de A à Z, de l'inscription aux organismes jusqu'à la première paie.

Étape 1 : Inscriptions obligatoires (avant l'embauche)

Les 4 inscriptions essentielles

Organisme	Pourquoi	Délai
ARC — Compte de retenues sur la paie	Retenir et verser l'impôt fédéral et l'AE	Avant la 1re paie
Revenu Québec — Compte d'employeur	Retenir et verser l'impôt QC, RRQ, RQAP	Avant la 1re paie
CNESST — Inscription employeur	Couvrir les accidents de travail	Dans les 60 jours
CNESSTéquité salariale	Si 10+ employés	Dans les 4 ans

Comment s'inscrire à l'ARC

Méthode	Détail
En ligne	Mon dossier d'entreprise de l'ARC
Téléphone	1-800-959-7775
Prérequis	Numéro d'entreprise (NE) à 9 chiffres
Résultat	Numéro RP (retenues sur la paie)

Comment s'inscrire à Revenu Québec

Méthode	Détail
En ligne	Mon dossier pour les entreprises
Formulaire	LM-1 (Demande d'inscription)
Prérequis	NEQ (Numéro d'entreprise du Québec)
Résultat	Numéro d'identification fiscal

Comment s'inscrire à la CNESST

Méthode	Détail
En ligne	Mon espace CNESST
Résultat	Taux de cotisation selon votre classification
Paiement	Annuel ou en versements

Étape 2 : Préparer le contrat de travail

Bien que le contrat écrit ne soit pas légalement obligatoire au Québec (le contrat verbal est valide), il est fortement recommandé :

Clause essentielle	Contenu
Titre du poste	Description claire
Date de début	Jour, mois, année
Salaire	Taux horaire ou salaire annuel
Horaire de travail	Heures/semaine, jours
Période de probation	Durée (si applicable)
Avantages sociaux	Assurances, REER, etc.
Lieu de travail	Bureau, télétravail, hybride
Durée	Indéterminée ou déterminée

Étape 3 : Documents à faire remplir par l'employé

Le premier jour, faites remplir ces documents :

Document	Obligatoire?	Objectif
TD1 fédéral	Oui	Crédits d'impôt fédéraux
TP-1015.3 provincial	Oui	Crédits d'impôt québécois
Formulaire de dépôt direct	Recommandé	Informations bancaires
Formulaire d'adhésion assurance	Si applicable	Couverture d'assurance collective
Politique de l'entreprise	Recommandé	Règles internes signées
Autorisation vérification	Si applicable	Antécédents, références

Le NAS (Numéro d'assurance sociale)

Règle	Détail
Vérification obligatoire	L'employeur doit voir le NAS
Conservation	Ne PAS photocopier la carte
Note	Enregistrer le numéro seulement
Validité	Vérifier si NAS temporaire (commence par 9)

Étape 4 : Configurer votre système de paie

Option 1 : Faire soi-même (déconseillé)

Aspect	Difficulté
Calculer 5 retenues	Élevée
Produire des bulletins conformes	Moyenne
Verser aux gouvernements	Moyenne
Suivre les maximums	Élevée
Produire T4/RL-1	Élevée

Option 2 : Utiliser PaieFacile (recommandé)

Aspect	Avec PaieFacile
Configurer	10 minutes
Ajouter un employé	5 minutes
Première paie	En quelques clics
Coût	Gratuit pour commencer

Étape 5 : La première paie

Ce que vous devez calculer

Retenue	Obligatoire dès la 1re paie
Impôt fédéral	Oui
Impôt du Québec	Oui
RRQ (si 18 ans+)	Oui
RQAP	Oui
AE	Oui

Votre première obligation de versement

Après avoir retenu les impôts et cotisations, vous devez les verser aux gouvernements :

Situation	Fréquence de versement
Nouveau remetteur (< 25 000 $ de retenues/an)	Trimestrielle
Retenues croissantes	Mensuelle ou plus fréquente

Le bulletin de paie

Dès la première paie, vous devez remettre un bulletin conforme avec toutes les mentions obligatoires.

Les 6 obligations continues de l'employeur

Une fois l'embauche faite, ces obligations sont permanentes :

#	Obligation	Fréquence
1	Calculer et retenir les cotisations	Chaque paie
2	Remettre un bulletin de paie	Chaque paie
3	Verser les retenues aux gouvernements	Mensuelle/trimestrielle
4	Suivre les vacances et absences	Continue
5	Produire T4 et Relevé 1	Annuelle (28 février)
6	Payer la CNESST	Annuelle

Erreurs de première embauche

Erreur	Conséquence
Ne pas s'inscrire comme employeur	Impossibilité de verser les retenues
Payer « au noir »	Amendes sévères + poursuites
Traiter comme travailleur autonome	Requalification + cotisations rétroactives
Pas de TD1/TP-1015.3	Retenues maximales par défaut
Pas de bulletin de paie	Non-conformité LNT
Oublier la CNESST	Amende + couverture rétroactive

PaieFacile : votre partenaire dès la 1re embauche

PaieFacile est conçu pour les entrepreneurs qui embauchent pour la première fois :

Fonctionnalité	Avantage
Configuration guidée	Étape par étape
Ajout d'employé simplifié	En quelques minutes
Première paie en un clic	Tous les calculs automatiques
Bulletins conformes	Dès le jour 1
Rappels de versement	Ne manquez jamais une date
Plan gratuit	Parfait pour commencer
Support	Aide en français

Le calcul qui change tout

Si vous embauchez...	Temps de configuration
Manuellement	3-5 heures + risque d'erreurs
Avec un comptable	1-2 heures + honoraires
Avec PaieFacile	10 minutes + 0 $

👉 Commencer votre première embauche avec PaieFacile — gratuit, simple, conforme.

Conclusion

Votre première embauche au Québec est un moment excitant mais qui s'accompagne de responsabilités importantes. Les inscriptions aux organismes, la configuration de la paie et le respect des normes du travail ne sont pas optionnels.

La bonne nouvelle? Avec PaieFacile, tout ce processus est simplifié. Vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre entreprise et accueillir votre nouvel employé.

Consultez aussi : Comment faire la paie soi-même | Bulletin de paie obligatoire | Cotisations employeur 2026