Remboursement de dépenses et allocation kilométrage : imposable ou non ?

Un employé utilise sa voiture pour un client, paie un repas de représentation, achète des fournitures : comment le rembourser sans créer d'avantage imposable — et sans perdre les taxes au passage ? Les règles tiennent en trois distinctions.

Distinction n° 1 : remboursement, allocation raisonnable, allocation forfaitaire

Tout part de la façon dont vous versez l'argent :

L'erreur la plus répandue est l'« allocation auto » fixe de 200 $ ou 300 $ par mois : simple à administrer, mais imposable au complet parce qu'elle n'est pas fonction de l'utilisation réelle. Elle doit alors passer sur la paie, avec retenues, T4 et Relevé 1 — comme tout avantage imposable.

Distinction n° 2 : le kilométrage se paie au kilomètre

Pour rester non imposable, l'allocation kilométrique doit être :

1. calculée uniquement en fonction des kilomètres d'affaires réellement parcourus ;
2. versée à un taux raisonnable — l'ARC publie chaque année des taux prescrits par kilomètre qui servent de référence (un taux plus élevé rend l'excédent imposable ; vérifiez le taux en vigueur pour l'année) ;
3. appuyée d'un registre des déplacements : date, motif, destination, kilomètres. C'est la preuve exigée en cas de vérification.

Le trajet domicile-bureau n'est pas un déplacement d'affaires : le rembourser crée un avantage imposable.

Distinction n° 3 : ne perdez pas les taxes

Un remboursement de dépense d'affaires contient de la TPS (5 %) et de la TVQ (9,975 %) que l'entreprise peut généralement récupérer en crédits et remboursements de taxes sur les intrants. Deux conditions pratiques :

• ventiler la dépense correctement (montant avant taxes, TPS, TVQ) plutôt que d'inscrire un total en bloc ;
• attention aux composantes non taxables : le pourboire d'un repas de représentation, par exemple, ne porte ni TPS ni TVQ — il ne faut pas « inventer » de taxes dessus.

C'est exactement ce que fait le module de comptes de dépenses de PaieFacile : l'employé saisit sa dépense (repas, kilométrage avec registre de déplacement, fournitures), les taxes TPS/TVQ sont calculées automatiquement — pourboire exclu —, le gestionnaire approuve, et le remboursement est ajouté au prochain versement de paie, hors salaire imposable. Le kilométrage se calcule en km × taux configuré, avec la description du déplacement conservée comme preuve de vérification.

Cas fréquents, réponses rapides

En résumé : trois réflexes

1. Pièce justificative ou registre de km — toujours. Sans preuve, pas de remboursement propre.
2. Jamais de forfait fixe si vous voulez rester non imposable : payez au réel.
3. Ventilez les taxes au moment de la saisie — après coup, personne ne le fait.

Un flux de dépenses intégré à la paie élimine les trois risques d'un coup : saisie normée avec pièces, approbation, taxes calculées, remboursement au net sur la paie suivante et écriture comptable qui suit dans votre grand livre via nos intégrations comptables.