Équité salariale au Québec : obligations légales pour les employeurs

Guide complet sur la Loi sur l'équité salariale au Québec : obligations pour les entreprises de 10+ employés, exercice d'équité, maintien quinquennal et déclaration CNESST.

Qu'est-ce que l'équité salariale?

L'équité salariale vise à corriger les écarts de rémunération entre les emplois à prédominance féminine et les emplois à prédominance masculine de valeur équivalente au sein d'une même entreprise.

Au Québec, la Loi sur l'équité salariale (adoptée en 1996) est l'une des plus progressistes au Canada. Elle impose aux employeurs de 10 employés et plus de réaliser un exercice d'équité salariale et d'en assurer le maintien.

Qui est assujetti?

Seuil de 10 employés

La loi s'applique aux employeurs qui comptent 10 employés et plus dans leur entreprise. Ce seuil est calculé sur la base de la moyenne annuelle des employés.

Nombre d'employés	Obligations
Moins de 10	Aucune obligation légale
10 à 49	Exercice simplifié possible
50 à 99	Comité d'équité facultatif
100 et plus	Comité d'équité obligatoire

Comment compter les employés?

Inclus dans le calcul	Exclus du calcul
Employés temps plein	Stagiaires non rémunérés
Employés temps partiel	Consultants externes
Employés saisonniers	Travailleurs autonomes
Employés en congé	Bénévoles

L'exercice initial d'équité salariale

Délai pour réaliser l'exercice

Un nouvel employeur qui atteint le seuil de 10 employés doit réaliser son exercice d'équité salariale dans les 4 ans suivants.

Étapes de l'exercice

Étape	Description
1. Identification	Identifier les catégories d'emplois
2. Prédominance	Déterminer si chaque catégorie est à prédominance féminine, masculine ou neutre
3. Évaluation	Évaluer les emplois selon les mêmes critères (qualifications, responsabilités, efforts, conditions)
4. Comparaison	Comparer la rémunération des emplois de valeur équivalente
5. Ajustements	Calculer et verser les ajustements salariaux nécessaires
6. Affichage	Afficher les résultats pour les employés

Critères d'évaluation des emplois

La loi prévoit 4 facteurs obligatoires :

Facteur	Éléments évalués
Qualifications requises	Formation, expérience, compétences
Responsabilités assumées	Supervision, gestion de budget, prise de décision
Efforts requis	Physique, mental, émotionnel
Conditions de travail	Environnement, risques, contraintes

Le maintien de l'équité salariale

Évaluation du maintien tous les 5 ans

Après l'exercice initial, l'employeur doit évaluer le maintien de l'équité salariale tous les 5 ans. Cette évaluation vérifie si des changements dans l'entreprise ont créé de nouveaux écarts.

Date anniversaire

Événement	Date
Fin de l'exercice initial	Date de référence
Première évaluation du maintien	5 ans après
Évaluations suivantes	Tous les 5 ans

Changements à surveiller

Changement	Impact potentiel
Création de nouveaux postes	Nouvelle catégorie à évaluer
Modification des tâches	Réévaluation nécessaire
Restructuration	Nouveaux comparateurs possibles
Fusion/acquisition	Harmonisation requise
Nouvelles conventions collectives	Changements de rémunération

La déclaration annuelle à la CNESST

Obligation de déclaration

Depuis 2019, tous les employeurs assujettis doivent produire une Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES) annuellement.

Contenu de la déclaration

Information	Détail
Identification de l'employeur	NEQ, coordonnées
Nombre d'employés	Moyenne annuelle
État de l'exercice initial	Complété ou en cours
Date de l'exercice initial	Ou date prévue
État du maintien	Date de la dernière évaluation

Comment produire la déclaration

La déclaration se fait en ligne via le site de la CNESST, généralement en même temps que la déclaration annuelle des salaires.

Méthode	Détails
Mon espace CNESST	Portail en ligne
Délai	Généralement avant le 15 mars
Pénalité en cas de défaut	Amendes possibles

Affichage obligatoire

Après l'exercice initial

L'employeur doit afficher les résultats de l'exercice d'équité salariale pendant 60 jours dans un endroit accessible aux employés.

Contenu de l'affichage	Obligation
Sommaire de la démarche	Oui
Catégories d'emplois identifiées	Oui
Méthode d'évaluation utilisée	Oui
Résultats des comparaisons	Oui
Ajustements salariaux	Montants et dates
Modalités de versement	Détails du paiement

Après l'évaluation du maintien

Même obligation d'affichage de 60 jours pour les résultats de l'évaluation du maintien.

Pénalités en cas de non-conformité

Amendes

La CNESST peut imposer des amendes aux employeurs qui ne respectent pas leurs obligations :

Infraction	Amende
Défaut de réaliser l'exercice	1 000 $ à 45 000 $
Défaut d'affichage	1 000 $ à 45 000 $
Défaut de déclaration	Variable
Récidive	Amendes doublées

Plaintes des employés

Les employés peuvent déposer une plainte à la CNESST s'ils estiment que l'employeur ne respecte pas la loi. La CNESST peut alors :

• Enquêter
• Ordonner la réalisation de l'exercice
• Ordonner le versement des ajustements avec intérêts

Comité d'équité salariale

Quand est-il obligatoire?

Nombre d'employés	Comité
10 à 49	Facultatif
50 à 99	Facultatif
100 et plus	Obligatoire

Composition du comité

Membre	Représentation
Représentants de l'employeur	Au moins 1
Représentants des employés	Au moins 2/3 du comité
Représentants syndicaux	Si applicable
Femmes	Au moins 50% du comité

Rôle du comité

• Participer à l'identification des catégories d'emplois
• Collaborer à l'évaluation des emplois
• Valider la méthode utilisée
• Approuver les résultats

Ajustements salariaux

Versement des ajustements

Si l'exercice révèle des écarts, l'employeur doit verser des ajustements salariaux aux employés des catégories sous-payées.

Situation	Versement
Ajustement < 100 $	En une seule fois
Ajustement > 100 $	Peut être étalé sur max. 4 ans
Maintien (après 2019)	En une seule fois

Rétroactivité

Les ajustements doivent être calculés rétroactivement à la date où l'écart aurait dû être corrigé. Les intérêts légaux s'appliquent.

Impact sur la paie

Élément	Traitement
Ajustement au salaire de base	Permanent, augmente le taux horaire
Rétroactivité	Paiement unique imposable
Cotisations sociales	S'appliquent sur les montants versés
Relevé 1	Inclus dans les revenus d'emploi

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Checklist équité salariale

Exercice initial

• [ ] Vérifier si l'entreprise compte 10+ employés
• [ ] Former un comité (si 100+ employés)
• [ ] Identifier les catégories d'emplois
• [ ] Déterminer la prédominance de chaque catégorie
• [ ] Évaluer les emplois (4 facteurs)
• [ ] Comparer les catégories équivalentes
• [ ] Calculer les ajustements
• [ ] Afficher les résultats (60 jours)
• [ ] Verser les ajustements

Maintien quinquennal

• [ ] Réviser les catégories d'emplois
• [ ] Identifier les changements survenus
• [ ] Réévaluer si nécessaire
• [ ] Calculer les nouveaux ajustements
• [ ] Afficher les résultats
• [ ] Verser les ajustements

Annuellement

• [ ] Produire la déclaration CNESST (DEMES)

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Comment PaieFacile soutient l'équité salariale

PaieFacile offre des outils pour faciliter l'équité salariale :

• Rapports de rémunération : Par catégorie d'emploi et genre
• Historique des salaires : Suivi des ajustements
• Alertes de maintien : Rappel du 5e anniversaire
• Documentation : Archivage des exercices
• Intégration : Versement des ajustements dans la paie régulière

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Conclusion

La Loi sur l'équité salariale est une obligation incontournable pour les employeurs québécois de 10 employés et plus. L'exercice initial, le maintien quinquennal et la déclaration annuelle à la CNESST sont des étapes obligatoires qui doivent être documentées et affichées.

Le non-respect de ces obligations expose l'employeur à des amendes significatives et à des recours des employés. Une bonne planification, un suivi rigoureux et un logiciel de paie adapté comme PaieFacile facilitent la conformité à cette loi.

Consultez aussi : Obligations légales paie | Guide CNESST