Le relevé d'emploi (RE) : guide complet pour l'employeur

Le relevé d'emploi est le document le plus urgent de toute fin d'emploi : sans lui, votre ancien employé ne peut pas toucher l'assurance-emploi. Voici quand le produire, comment, et dans quel délai.

Qu'est-ce que le relevé d'emploi ?

Le relevé d'emploi (RE, en anglais Record of Employment ou ROE**)** est un formulaire fédéral transmis à Service Canada chaque fois qu'un employé subit un arrêt de rémunération. C'est le document que Service Canada utilise pour déterminer si la personne a droit aux prestations d'assurance-emploi, pour combien de temps et à quel montant.

Deux choses à retenir d'entrée de jeu :

• C'est une obligation fédérale, distincte des obligations québécoises de fin d'emploi (préavis de la LNT, paiement des vacances accumulées).
• Elle s'applique bien au-delà du congédiement : une mise à pied saisonnière, un congé de maternité ou un congé sans solde déclenchent aussi le RE.

Quand devez-vous produire un RE ?

Dès qu'il y a arrêt de rémunération, c'est-à-dire notamment :

Le RE est requis même si l'employé ne compte pas demander l'assurance-emploi — ce n'est pas à l'employeur d'en juger.

Le délai : 5 jours

Pour un RE transmis électroniquement, la règle générale est de le produire dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie où survient l'arrêt de rémunération. C'est un délai court : dans la pratique, le réflexe à adopter est de générer le RE en même temps que la fin d'emploi est traitée en paie, pas après.

Un RE en retard, c'est un ancien employé qui attend ses prestations — et des rappels de Service Canada à l'employeur.

Que contient un relevé d'emploi ?

Les blocs importants pour l'employeur :

• La raison de l'émission (case 16) : un code d'une lettre — A pour manque de travail, E pour départ volontaire, M pour congédiement, etc. Le choix du code a un impact direct sur l'admissibilité de l'employé ; nous les détaillons dans notre guide des codes de cessation.
• La rémunération assurable : le détail des gains, sur un maximum de 27 périodes de paie (paie aux deux semaines), incluant la paie finale et l'indemnité de vacances versée au départ (case 17A).
• Les heures assurables accumulées pendant la période de référence.

C'est là que les erreurs se glissent : rémunération assurable incomplète, indemnité de vacances oubliée ou comptée deux fois, heures mal totalisées. Chaque correction oblige à émettre un RE modifié.

Comment transmettre le RE ?

La voie normale est RE Web, le service en ligne de Service Canada. Deux façons d'y arriver :

1. Saisie manuelle dans RE Web — champ par champ, à partir de vos registres de paie.
2. Fichier généré par votre logiciel de paie — le RE est produit automatiquement à partir des paies réelles, puis transmis via RE Web.

C'est la deuxième approche que PaieFacile utilise : lorsqu'une fin d'emploi est traitée, le relevé d'emploi est généré automatiquement à partir des 27 dernières périodes de paie — rémunération et heures assurables, indemnité de vacances de la paie finale incluse — avec un export XML pour RE Web et un PDF de référence. L'employé et les administrateurs sont avisés par courriel.

Les erreurs fréquentes à éviter

1. Attendre que l'employé le demande. L'obligation existe même sans demande de prestations.
2. Oublier les mises à pied et les congés. Le RE n'est pas réservé aux départs définitifs.
3. Mal choisir le code de cessation. Un code erroné retarde le dossier et peut déclencher des appels de Service Canada aux deux parties.
4. Omettre l'indemnité de vacances du départ. Elle fait partie de la rémunération assurable de la dernière période.
5. Laisser passer le délai de 5 jours. Générez le RE au moment où vous traitez la paie finale.

RE et obligations québécoises : deux dossiers parallèles

Le RE ne remplace pas vos obligations de la LNT : selon l'ancienneté, un préavis de fin d'emploi (ou l'indemnité équivalente) peut être dû, et les vacances accumulées doivent être payées sur la dernière paie. Notre article sur la fin d'emploi au Québec couvre ce volet.

Et en construction (CCQ) ?

Pour un employé assujetti à la CCQ, l'indemnité de congés (les 13 %) est versée par la CCQ et non sur la paie finale — mais le RE demeure requis, avec la rémunération assurable des dernières périodes. PaieFacile applique automatiquement le bon traitement selon le régime de l'employé.